Manchmal macht es sich unsere gute Telekom ja tatsächlich etwas leicht. Bereits seit 1995 müssen in Deutschland alle Dokumente, die sich auf buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle beziehen, archiviert werden. Seit 1995 also, muss auch eine Email, die direkt mit einem „buchführungspflichtigen Geschäftsvorfall“ in Zusammenhang steht für das Finanzamt, Steuer- oder Wirtschaftsprüfer sicher archiviert und im Zugriff gehalten werden.
Die Telekom (USA) hat nun ein wunderschönes Beispiel gegeben, warum man keineswegs geschäftliche Vorfälle auf externen Rechnern bearbeiten oder speichern sollte: Der Dienst Sidekick hat mal eben die Daten der Nutzer verloren. Wer GMX, Googlemail oder sonstige „externe“ Maildienste nutzt, tut dies für gewöhnlich ausschliesslich für private Mails (obschon ich auch schon berufliche Mailadresse User@web.de gesehen habe). Dagegen ist auch nichts zu sagen. Wenn es aber um betrieblich relevante Daten geht, sollte man wohl deutlichst Abstand voxternen Dienstleistern nehmen. Wenn nämlich der Betriebsprüfer wissen will, auf welchen Grundlagen der Vorgang „Borschleck“ beruht und man lapidar „Sidekick“ sagt, wird es sicherlich teurer werden (allein die eingesetzte Arbeitszeit die für Erklärungen benötigt wird) als die 100$, die T-Mobile USA den Kunden abietet, deren Daten im Nirvana gelandet sind.
Und ein Unternehmen, dass so mit Kundendaten umgeht soll den offziellen Maildienst De-Mail verantworten? Naja, für Privatleute mag das gehbar sein. Ansonsten: Prüfe wer Daten „draussen“ verarbeiten lässt – und immer schön ein tägliches Backup machen.